ΚΛΕΙΣΙΜΟ
Loading...
ΚΛΕΙΣΙΜΟ
 

Διαχείριση εγγράφων, υπηρεσίες ψηφιοποίησης και COVID-19: Ευκαιρία ή απειλή;

Οι υπηρεσίες ψηφιοποίησης εγγράφων προσφέρουν έναν απλό, αποτελεσματικό και οικονομικό τρόπο για τη βελτιστοποίηση της χρήσης των δεδομένων σας.

Κάθε οικονομική και κοινωνική αναταραχή δημιουργεί μακροχρόνιες αλλαγές στην ανθρώπινη και επιχειρηματική συμπεριφορά. Μέσα σε λίγους μήνες, η κρίση του COVID-19 έχει επιφέρει τεράστιες αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο δραστηριοποιούνται οι επιχειρήσεις σε όλους τους τομείς. Η ελπίδα ότι τα εμβόλια κατά του COVID-19 θα μας απαλλάξουν από τα επώδυνα μέτρα που εφαρμόζονται είναι δεδομένη, εντούτοις δεν μας απαλλάσσει από τις αλλαγές που προκάλεσε ο ιός στους τρόπους με τους οποίους εργαζόμαστε. Αυτές οι αλλαγές θα διαρκέσουν περισσότερο από την παρούσα πανδημία - ήρθαν για να μείνουν. Η αλλαγή στον τρόπο ζωής και εργασίας του ανθρώπου πλέον θα είναι διαρκής και η ξαφνική επιτάχυνση της ψηφιακής εργασίας αποτελεί μια αλλαγή που είναι τόσο βαθιά όσο και διαρκής.

Οι εταιρείες καθημερινά διαχειρίζονται αποτελεσματικά ένα μεγάλο όγκο εγγράφων και πιο συγκεκριμένα η ψηφιακή διαχείριση εγγράφων έχει γίνει μια αναγκαιότητα για πολλές επιχειρήσεις. Αυτή η διαχείριση των φυσικών και ψηφιακών εγγράφων πρέπει να γίνεται με ένα ορθό τρόπο καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους, από τη δημιουργία τους έως και την τελική τους διάθεση, και αυτό αποτελεί ολοένα και πιο σημαντική και στρατηγική πτυχή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.

Τα έγγραφα και τα δεδομένα τους βρίσκονται στο επίκεντρο κάθε επιχείρησης. Κατά συνέπεια, είναι σημαντικό η επιχείρησή σας να μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα και να τα χρησιμοποιεί αποτελεσματικά. Οι υπηρεσίες ψηφιοποίησης εγγράφων προσφέρουν έναν απλό, αποτελεσματικό και οικονομικό τρόπο για τη βελτιστοποίηση της χρήσης των δεδομένων σας. Η ψηφιοποίηση εγγράφων αναφέρεται στη διαδικασία μετατροπής του έντυπου αντιγράφου ενός εγγράφου σε ψηφιακή μορφή. Στο παρελθόν, οι εταιρείες και οι επιχειρήσεις κατακλύζονταν από υπερβολική ποσότητα εγγράφων σε χαρτί που απαιτούσαν περίπλοκα μέτρα αποθήκευσης, αρχειοθέτησης και ανάκτησης.

Στην ψηφιακή εποχή του σήμερα, οι εταιρείες πρέπει να ψηφιοποιήσουν τα έγγραφά τους για να βελτιστοποιήσουν όλες τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες. Αν και είναι δυνατόν κάποιος οργανισμός να μπορεί να ψηφιοποιεί τα έγγραφά του, η ανάληψη αυτής της εργασίας αναλώνει πολύτιμο χρόνο και χρήμα. Η εξωτερική ανάθεση, από την άλλη πλευρά, επιτρέπει σε ένα οργανισμό να επιτύχει την ψηφιοποίηση εγγράφων γρήγορα, εύκολα, με ακρίβεια και οικονομικά.

Συνεργασία με επαγγελματίες

Η ψηφιοποίηση εγγράφων δεν είναι μικρό εγχείρημα, ειδικότερα εάν ο όγκος των χαρτιών και των αρχείων που πρέπει να μετατραπούν σε ψηφιακά αρχεία είναι μεγάλος. Η σάρωση, η επεξεργασία, η ευρετηρίαση και η μετατροπή έντυπης μορφής εγγράφων σε ψηφιακές εκδόσεις που είναι ευρέως συμβατές, απαιτεί εξειδικευμένο προσωπικό και προσεγμένη τεχνολογία. Η ανάθεση αυτού του έργου σε εξωτερικούς συνεργάτες σημαίνει ότι επιστρατεύετε τη βοήθεια ειδικών στην ψηφιοποίηση εγγράφων, οπότε γνωρίζετε ότι η διαδικασία θα κυλήσει ομαλά από την αρχή έως το τέλος. Όταν συνεργάζεστε με μια εταιρεία όπως την S. KANIKLIDES (CYPRUS) LIMITED για υπηρεσίες ψηφιοποίησης εγγράφων, έχετε στη διάθεσή σας τα καλύτερα εργαλεία και τους καλύτερους επαγγελματίες του κλάδου. Με τη σωστή τεχνολογία, οποιοδήποτε φυσικό αρχείο μπορεί να ψηφιοποιηθεί. Στην S. KANIKLIDES (CYPRUS) LIMITED, έχουμε ψηφιοποιήσει αμέτρητα αρχεία από διάφορες πρωτότυπες μορφές, όπως εφημερίδες, βιβλία, περιοδικά, εικόνες και ασφαλώς κείμενα.

Η Κύπρος καθυστέρησε να μπει στο παιγνίδι της ψηφιοποίησης και της διαχείρισης εγγράφων, αλλά μπήκε δυναμικά. Όχι μόνο με εγκαταστάσεις και τεχνολογία, αλλά με την εισαγωγή πιστοποιημένων συστημάτων διαχείρισης όπως το ISO 27001 το οποίο αφορά την ασφάλεια των πληροφοριών, ISO 22301 ώστε να υπάρχει επιχειρησιακή συνέχεια στον Οργανισμό, το ISO 30301 που αφορά την σωστή διαχείριση των αρχείων, και τεχνικές εκθέσεις όπως αυτή του 13028 η οποία εφαρμόζεται για την σφαιρική παρακολούθηση της διαδικασίας ψηφιοποίησης. Σε τελική ανάλυση, η επιχείρησή σας δεν θα πρέπει να ξοδεύει πολύτιμο χρόνο, χρήματα ή ενέργεια για την ψηφιοποίηση εγγράφων. Αντ' αυτού, μπορείτε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες υπηρεσίες ψηφιοποίησης εγγράφων για να γίνει η δουλειά σωστά, ενώ εσείς μπορείτε να παραμείνετε επικεντρωμένοι στις βασικές λειτουργίες της επιχείρησής σας.

Ολοκληρώνοντας να σταθούμε με μια γρήγορη ματιά στην εξέλιξη της επιστήμης της Διαχείρισης Αρχείων, η οποία ξεκίνησε από τους «remembrances» που συμμετείχαν σε σημαντικές συνεδριάσεις και απομνημόνευαν ως πρακτικά τα όσα λέγονταν. Από εκεί η εξέλιξη πέρασε στις πήλινες πλάκες και στη συνέχεια στους παπύρους. Όλοι αυτοί οι τρόποι διαχείρισης αρχείων είχαν τους δικούς τους κανονισμούς για τρόπους και χρόνους φύλαξης και οι φύλακες των εγγράφων (recordkeepers) είχαν έναν σημαντικό και καταξιωμένο ρόλο εφόσον ήταν και μορφωμένοι.

Έχουμε διανύσει πολύ δρόμο από τότε και τώρα η εποχή της ψηφιοποίησης πρέπει να αξιοποιηθεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, ώστε να αναπτυχθεί η παραγωγικότητα σε όλους τους τομείς.

*Mary Aniftos (MSc Records Management) Compliance Manager at S. KANIKLIDES (CYPRUS) LIMITED

Επιχειρήσεις: Τελευταία Ενημέρωση