Kathimerini.com.cy
Σε μια συνεχώς μεταβαλλόμενη εποχή, κυρίως εξαιτίας της τεχνολογικής προόδου, οι οργανισμοί καλούνται αναπόφευκτα να ανταπεξέλθουν άμεσα, μεταβαίνοντας στην ψηφιακή εποχή με στόχο να εξασφαλίσουν τη βιωσιμότητά τους, παραμένοντας συγχρόνως ανταγωνιστικοί και αναπτύσσοντας παράλληλα ένα νέο ψηφιακό επιχειρηματικό μοντέλο. Ο αντίκτυπος της υγειονομικής κρίσης έχει αναγκάσει, ήδη, πολλές επιχειρήσεις αλλά και οργανισμούς να υιοθετήσουν νέες εργασιακές πρακτικές στις διαδικασίες και λειτουργίες τους καθώς έννοιες όπως αυτές της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας, οι οποίες ανέκαθεν αποτελούσαν προτεραιότητα για τους επιχειρηματίες, επανήλθαν στο προσκήνιο ενισχύοντας ιδιαίτερα την ανάγκη για ηλεκτρονική μεταρρύθμιση.
Συλλογικά, όλα αυτά μπορούν να επιτευχθούν μέσω του ψηφιακού μετασχηματισμού, ο οποίος προϋποθέτει, εν μέρει, την υιοθέτηση νέων ψηφιακών μέσων και τεχνολογιών. Χάρη στις έξυπνες τεχνολογίες Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων (Intelligent Information Management) καθώς και Ψηφιοποίησης, δίνεται η δυνατότητα σε επιχειρήσεις να μπορούν να διαχειριστούν, να οργανώσουν και να αποθηκεύσουν με ασφάλεια τον μεγάλο όγκο τόσο των ηλεκτρονικών όσο και των φυσικών εγγράφων. Η γρηγορότερη αναζήτηση και εύρεση πληροφοριών και η αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του χρόνου των εργαζομένων, λόγω λιγότερης διαχείρισης φυσικών εγγράφων και εξεύρεσης δεδομένων, μπορούν να επιδράσουν θετικά στο λειτουργικό κόστος και στην επιχειρηματική συνέχεια επιχειρήσεων και οργανισμών. Ταυτόχρονα, τα συστήματα ΙΙΜ (Intelligent Information Management) έχουν τη δυνατότητα να ενισχύουν την επιχειρησιακή συνέχεια (Business Continuity) και να βοηθούν την επαναφορά στην επαγγελματική κανονικότητα όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Παράλληλα, με την ψηφιοποίηση των φυσικών εγγράφων και των επιχειρηματικών διαδικασιών, εξασφαλίζεται η αναβάθμιση και αυτοματοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών αλλά και ο σχεδιασμός άλλων.
Διαχείριση δεδομένων και πληροφοριών
Είναι προφανές ότι η ψηφιακή μετάβαση είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τη διαχείριση δεδομένων και πληροφοριών. Επομένως, συγχρόνως με τη διαδικασία ψηφιακού μετασχηματισμού απαιτείται και ο ορθός σχεδιασμός της διαχείρισης δεδομένων που είτε απορρέουν από την εφαρμογή των ηλεκτρονικών συστημάτων είτε χρειάζεται να ενσωματωθούν σε αυτά για να μπορέσουν οι ηλεκτρονικές διαδικασίες να συνεχιστούν ομαλά, γρήγορα και αποδοτικά. Η επίτευξη της σύνδεσης αυτής απαιτεί την αναγνώριση από τον οργανισμό του είδους της πληροφορίας που διαχειρίζεται: από που παράγεται και σε ποια μορφή βρίσκεται (φυσική ή ηλεκτρονική), ποια συστήματα χρειάζεται να συνδεθούν με αυτή και, βεβαίως, ποιο θα είναι το εργαλείο στο οποίο θα κεντρικοποιοείται για να εξασφαλίζεται ένα κοινό σημείο ελέγχου και να αποφεύγεται η δημιουργία πολλαπλών σημείων αποθήκευσης με ρίσκο τη διαρροή της.
Παρόλα αυτά, η τεχνολογία αποτελεί μόνο μια διάσταση της διαδικασίας του ψηφιακού μετασχηματισμού. Αλλαγές στην οργάνωση και διοίκηση των εσωτερικών διαδικασιών, καθώς και της κουλτούρας μιας επιχείρησης ή και ενός οργανισμού, απαιτούνται για να την/τον οδηγήσουν σε μια επιτυχημένη μετάβαση. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί και ο γενικότερος εκσυγχρονισμός της παραγωγικής διαδικασίας των προσφερόμενων υπηρεσιών, όπως και η αλλαγή του τρόπου εργασίας του εργατικού δυναμικού. Δεδομένα, λοιπόν, η σημερινή εποχή χαρακτηρίζεται έντονα από μία, ολοένα, μεταβαλλόμενη και απαιτητική συνθήκη, η οποία σε ολόκληρο το φάσμα της εξαρτάται άμεσα από την τεχνολογία. Ο σχεδιασμός μιας επιτυχημένης μεθοδολογίας υλοποίησης, µε την εφαρμογή ολοκληρωμένης προσέγγισης στην ψηφιακή μετάβαση του κάθε οργανισμού, εδράζεται σε δύο σημαντικούς παράγοντες: τη σωστή αξιολόγηση της ψηφιακής στρατηγικής και της προτεινόμενης λύσης μαζί µε τους σωστούς ανθρώπους στον κάθε οργανισμό. Εξίσου σημαντικός παράγοντας στην υλοποίηση, βέβαια, είναι και η κατάλληλη εκπαίδευση του προσωπικού.
Τι χρειάζονται οι επιχειρήσεις
Οι περισσότεροι οργανισμοί, πλέον, αναγνωρίζουν την ανάγκη και τα οφέλη του ψηφιακού μετασχηματισμού, αλλά δεν είναι σίγουροι από πού να ξεκινήσουν και ποια βήματα θα πρέπει να ακολουθήσουν για να είναι επιτυχημένη η προσπάθεια αυτή. Ποιες απαιτήσεις πρέπει να πληρούν οι επιχειρήσεις ώστε να είναι ικανές να μεταβούν με επιτυχία στην ψηφιακή εποχή;
• Ψηφιακή Στρατηγική: η διαμόρφωση ψηφιακής στρατηγικής που να καθορίζει ακριβείς στόχους και ενέργειες, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τη συμμόρφωση σε προκαθορισμένους κανόνες.
• Ευελιξία: προσαρμοστικότητα, με ευέλικτες, εφαρμόσιμες και ανταποκρινόμενες στις ανάγκες του εκάστοτε οργανισμού, οργανωτικές δομές και με επαρκή διοικητική υποστήριξη.
• Ψηφιακή Εξειδίκευση: καθώς οι επιμέρους εργασίες γίνονται ολοένα και πιο σύνθετες, οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί καλούνται να αναπτύξουν για το εργατικό δυναμικό τους νέες δεξιότητες που σχετίζονται με την πληροφορική
• Καινοτομία Πληροφορικής: αναγκαία και η ευθυγράμμιση των επιχειρηματικών δομών με τις νέες τεχνολογίες, έτσι ώστε να επωφεληθούν από την τυποποίηση και την αυτοματοποίηση που αυτές είναι σε θέση να τους προσφέρουν.
• Συνεργασία: προετοιμασία οργανωτικών διαδικασιών για τη χρήση της τεχνολογίας αλλά και τη συνεργασία με εξωτερικούς φορείς [outsourcing].
• Προοδευτική Κουλτούρα: τέλος, για να διασφαλιστεί η επιτυχία του ψηφιακού μετασχηματισμού, οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί θα πρέπει να βασιστούν σε μια κουλτούρα προοδευτική, ώστε αυτή να διευκολύνει την προαγωγή και ενθάρρυνση της δημιουργικότητας, με την παράλληλη ανάληψη κινδύνων.
Οι πυλώνες της Iron Mountain
Η Iron Mountain Inc., µε πάνω από 70 χρόνια ενασχόλησης στον τομέα της προστασίας και διατήρησης του σημαντικού φυσικού αρχείου, βρίσκεται σε θέση να κατανοήσει τις επιχειρηματικές και τεχνολογικές προκλήσεις και να δημιουργήσει ένα υβριδικό περιβάλλον, που επιτυγχάνει τη σύνδεση της φυσικής και ηλεκτρονικής πληροφορίας. Με έδρα της τη Βοστώνη των Ηνωμένων Πολιτειών, με παρουσία σε πέραν των 60 χωρών και 1.600 εγκαταστάσεων, η Iron Mountain Inc. χαίρει της εμπιστοσύνης περισσότερων από 230.000 οργανισμών ανά το παγκόσμιο.
Στην Κύπρο η εταιρεία ιδρύθηκε το 2003 µε την επωνυμία Fileminders, έχοντας έντονη δραστηριοποίηση στον τομέα της διαχείρισης αρχείου και πληροφοριών. Η εξαγορά της το 2017 από την Iron Mountain Inc. συνέτεινε στην ισχυροποίησή της στον κόσμο του ψηφιακού µετασχηµατισµού. Έχοντας επενδύσει σε σύγχρονα κέντρα ασφαλούς αποθήκευσης αρχείων και σε καινοτόμες τεχνολογίες αιχμής για την ψηφιακή διαχείριση της πληροφορίας, η εταιρεία συμμετέχει σε απαιτητικά έργα του Δημοσίου και εξυπηρετεί οργανισμούς του ιδιωτικού τομέα (άνω των 800 εταιρειών) παρέχοντας μεταξύ άλλων υπηρεσίες ψηφιοποίησης και διαχείρισης πληροφορίας.
Βασικοί πυλώνες των υπηρεσιών της είναι η διαχείριση αρχείων και πληροφοριών (οργάνωση και ασφαλή φύλαξη του φυσικού αρχείου), υπηρεσίες ψηφιοποίησης (Scanning), καταγραφής και επεξεργασίας δεδομένων μέσω τεχνολογιών AI (Artificial Intelligence) και ML (Machine Learning), εμπιστευτική καταστροφή ηλεκτρονικών μέσων και εγγράφων (Records & Media Secure Destruction) καθώς και παροχή συστημάτων Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Περιεχομένου (Content Services Platform). Σύμμαχο σε αυτή την προσπάθεια, αποτελεί η επιδίωξη της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μέσω του Ταμείου Ανάκαμψης, για ενίσχυση του ψηφιακού μετασχηματισμού της οικονομίας και της κοινωνίας των Ευρωπαϊκών κρατών. Με την χρηματοδότηση έργων που εντάσσονται σε αυτό, θα επωφεληθούν τόσο ο δημόσιος τομέας όσο και ο ιδιωτικός αφού θα προσανατολιστούν προς αυτή την κατεύθυνση. Ο ολοκληρωμένος σχεδιασμός έργων ψηφιακού μετασχηματισμού στον δημόσιο τομέα θα ωφελήσει στον εκσυγχρονισμό του αλλά και στην δημιουργία νέων αποδοτικότερων καναλιών αλληλεπίδρασης με τους πολίτες και την αγορά. Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής υπογραφής θα μειώσει τη δημιουργία, υποβολή και διαχείριση φυσικών εγγράφων, κάτι που συνεπάγεται ότι θα απαιτηθεί μια ορθότερη διαχείριση, αξιοποίηση και προστασία των ηλεκτρονικών πληροφοριών/δεδομένων που θα χρειάζεται να διατηρούνται εντός συστημάτων.
Στόχος και πρόθεση της Iron Mountain είναι η αξιοποίηση της εμπειρίας και τεχνογνωσίας της, συµµετέχοντας ενεργά στα έργα ψηφιοποίησης που βρίσκονται σήμερα προ των πυλών προκήρυξης ή και υλοποίησής τους, τα οποία υποστηρίζονται από το Ταμείο Ανάκαμψης αλλά και από την εθνική στρατηγική της χώρας μας ως προς την ψηφιακή αναβάθμιση των προσφερόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες. Παράλληλα, συνεχίζουμε να ενισχύουμε τις παρεχόμενες λύσεις μας, στις εταιρείες του ιδιωτικού τομέα, διασφαλίζοντας στο μέγιστο βαθμό την ποιότητα και αποτελεσματικότητά τους. Η υλοποίηση, το προηγούμενο διάστημα, των πιο μεγάλων και πολύπλοκων έργων ψηφιοποίησης και η δυνατότητα ψηφιοποίησης πέραν των 70 εκατομμυρίων εικόνων ετησίως στα δύο κέντρα ψηφιοποίησης που διαθέτει η εταιρεία αποτελούν εγγύηση για επιτυχή σχεδιασμό και υλοποίηση νέων έργων το προσεχές μέλλον.
Συμπερασματικά, η αξία του ψηφιακού μετασχηματισμού είναι και δεδομένη και αδιαμφισβήτητη. Γι’ αυτό, ο κάθε οργανισμός καλό θα ήταν να την εντάξει στους άμεσους και οργανικούς σχεδιασμούς του. Είναι επιτακτική ανάγκη, το σύνολο του επιχειρηματικού κόσμου, να συνειδητοποιήσει πως το διακύβευμα δεν έγκειται στο αν θα χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία για να επιτευχθεί ο μετασχηματισμός αλλά, πώς, με ποιο τρόπο και πόσο γρήγορα θα γίνει αυτό κατορθωτό. Οργανισμοί και επιχειρήσεις που επιμένουν να επενδύουν στον ψηφιακό εκσυγχρονισμό, ενώ την ίδια στιγμή αντισταθμίζουν τις βραχυπρόθεσμες στρατηγικές με μακροχρόνια μέτρα, έχουν όλα τα φόντα να πετύχουν με σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. Όπως και σε όλες τις εκφάνσεις του βίου μας, έτσι και στην επιχειρηματική του πτυχή, όσοι επιδείξουν γρήγορα αντανακλαστικά, προσαρμοστούν, καινοτομήσουν και μετασχηματιστούν, όχι μόνο θα επιβιώσουν αλλά και θα αποκτήσουν πλεονέκτημα έναντι των υπολοίπων. Τώρα περισσότερο από ποτέ άλλοτε είναι αναγκαίο να γίνουμε καινοτόμοι και δημιουργικοί!
